Globale Datenschutzerklärung für Stellenbewerber

Großgeschriebene Begriffe, die in dieser Erklärung nicht anderweitig definiert sind, haben folgende Bedeutung:

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

Sensible personenbezogene Daten sind alle Informationen über die rassische oder ethnische Herkunft einer Person, politische Meinungen, religiöse oder andere Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, Strafregister/-geschichte oder die Verarbeitung genetischer Daten oder biometrischer Daten, Daten über die Gesundheit oder Daten über das Sexualleben oder die sexuelle Orientierung einer natürlichen Person. Je nachdem, in welchem Land Sie ansässig sind, können sich sensible personenbezogene Daten auch auf personenbezogene Informationen beziehen, die, wenn sie offengelegt oder illegal verwendet werden, natürlichen Personen schaden können, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Informationen über einen speziell ausgewiesenen Status, Finanzkonten, individuelle Standortverfolgung sowie personenbezogene Daten von Minderjährigen oder Informationen zur Sozialversicherung, Führerschein, staatlichen Identifikation und Passnummern, genaue Geolokalisierung, Kombination von E-Mail-Adressen, Debitkarte oder Kreditkarte mit Sicherheits- oder Zugangscode, Passwort oder anderen Zugangsdaten, die den Zugriff auf das Finanzkonto ermöglichen.

Verarbeitung bedeutet die Verwendung personenbezogener Daten einschließlich Erhebung, Aufzeichnung, Organisation, Strukturierung, Anpassung oder Änderung, Analyse, Abruf, Einsicht, Bereitstellung oder Sperrung des Zugriffs (einschließlich Fernzugriff) auf, Offenlegung, Verbreitung, Angleichen, Kopieren, Übertragen, Speichern, Löschen, Hosting, Zusammenführung, Vernichtung, Entsorgung, oder eine andere Verwendung oder Verarbeitung von personenbezogenen Daten.

Datenverantwortlicher ist die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder sonstige Körperschaft, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten entscheidet.

(Stellen)Bewerber bezeichnet eine Person, die sich dafür beworben hat, Voll- oder Teilzeitmitarbeiter der Aesop-Unternehmensgruppe zu werden, einschließlich Lehrlinge, Werksstudenten, Praktikanten und Auszubildende sowie Zeitarbeitnehmer (auch als „Sie“ bezeichnet).

Dritte bezeichnet jede natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder sonstige Körperschaft außer der betroffenen Person, dem Datenverantwortlichen, Verkäufern, Lieferanten oder Dienstleistern, der allein oder gemeinsam personenbezogene Daten im Auftrag des Datenverantwortlichen verarbeitet und auf Weisung des Datenverantwortlichen handelt.

Betroffene Person bezeichnet die identifizierte oder identifizierbare natürliche Person, auf die sich die personenbezogenen Daten beziehen.

Aesop-Unternehmensgruppe bezeichnet alle anderen Aesop-Unternehmen weltweit.

Wir erheben, speichern und verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auf verschiedene Arten, unter anderem wenn:

• Sie uns solche Daten im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung offenlegen, einschließlich Bewerbungen, die von Bewerbungsplattformen gesendet werden;

• wir diese Daten von Personalvermittlungsagenturen, mit denen wir zusammenarbeiten, erhalten;

• wir diese Daten über öffentlich zugängliche, professionell genutzte und rechtmäßig erworbene soziale Medien zur Aufrechterhaltung bestehender und Knüpfung neuer Geschäftskontakte erhalten.

In bestimmten Fällen können wir auch relevante personenbezogene Daten von Risikomanagementdienstleistern erhalten, die uns, soweit erforderlich und rechtlich zulässig, bei der Durchführung einer Compliance-Prüfung Ihrer Eignung für die gewünschte Position vor der Einstellung unterstützen.

Bitte beachten Sie, dass Sie weder vertraglich noch gesetzlich verpflichtet sind, uns Ihre Daten zur Verfügung zu stellen. Wir können Ihre Bewerbung jedoch möglicherweise nicht vollständig bearbeiten, wenn Sie uns nicht die für die Bearbeitung Ihrer Bewerbung erforderlichen Daten zur Verfügung stellen.

Einstellung von Stellenbewerbern: Wir erheben und verarbeiten personenbezogene Daten, die Sie über Bewerbungsplattformen oder öffentlich zugängliche und professionell genutzte Social-Media-Plattformen veröffentlicht haben, um Sie in Bezug auf geeignete Stellenangebote oder bevorstehende Möglichkeiten zu kontaktieren. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in diesem Zusammenhang hängt vom Land ab, in dem Sie ansässig sind. In der Regel ist die Verarbeitung erforderlich, um unser berechtigtes Interesse (gegebenenfalls und je nach Land, in dem Sie ansässig sind) an der Einstellung geeigneter Bewerber für unser Unternehmen und der Sensibilisierung für geeignete Rollen zu wahren, oder wie anderweitig gesetzlich zulässig.

Während Ihrer Bewerbung: Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung nur in dem Umfang, der für die Bearbeitung Ihrer Bewerbung (einschließlich gegebenenfalls der Durchführung von Compliance-Prüfungen vor der Einstellung) und für die Entscheidung über den Abschluss eines Beschäftigungsverhältnisses mit Ihnen erforderlich ist. Die Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in diesem Zusammenhang hängen vom Land ab, in dem Sie ansässig sind. In der Regel sind diese:

• die Notwendigkeit der Verarbeitung für die Entscheidung über den Abschluss eines Arbeitsverhältnisses mit Ihnen sowie gegebenenfalls zur Durchführung eines Arbeitsverhältnisses;

• die Erfüllung gesetzlicher und/oder regulatorischer Anforderungen und Verpflichtungen, wie z. B. Gleichstellungs- und Einwanderungsgesetze;

• Wenn es für Compliance-Prüfungen vor der Einstellung erforderlich ist, können wir Ihre vorherige Zustimmung einholen, bevor wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, je nachdem, in welchem Land Sie ansässig sind. Es steht Ihnen frei, die Einwilligung zu verweigern, ohne dass dies Auswirkungen auf Ihr Bewerbungsverfahren hat. Gegebenenfalls bitten wir Sie in diesem Fall um weitere Nachweise, die es uns ermöglichen, eine vollständige Compliance-Prüfung vor der Einstellung durchzuführen.

Wenn ein Beschäftigungsverhältnis mit Ihnen besteht: Wir werden Ihre relevanten personenbezogenen Daten, die wir während Ihres Bewerbungsprozesses erhalten haben, in unsere Personaldatenbank aufnehmen und gemäß unserer internen globalen Datenschutzerklärung für Mitarbeiter verarbeiten, die Ihnen während des Onboarding-Prozesses übergeben wird.

Wenn kein Arbeitsverhältnis besteht: Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten für einen Zeitraum von bis zu 24 Monaten nach dem Bewerbungsverfahren. Die Rechtsgrundlage für die Speicherung der personenbezogenen Daten hängt vom Land ab, in dem Sie ansässig sind. In der Regel ist die Verarbeitung erforderlich, um unsere berechtigten Interessen (falls zutreffend und je nach Land, in dem Sie ansässig sind) bei der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen zu schützen, oder wenn dies anderweitig gesetzlich zulässig ist.

Wenn wir Ihre Bewerbung über eine Personalvermittlungsagentur erhalten haben: Wir können eingeschränkte personenbezogene Daten (insbesondere Ihren Namen, den Kanal, über den wir Ihre Bewerbung erhalten haben, und das Datum Ihrer Bewerbung) für weitere 18 Monate (insgesamt 24 Monate nach Ende des Bewerbungsverfahrens) speichern, soweit dies erforderlich ist, um unseren vertraglichen Verpflichtungen zur Zahlung einer Einstellungsgebühr an die Personalvermittlungsagentur im Falle einer möglichen Wiederbewerbung und Einstellung von Ihnen innerhalb von 24 Monaten nach Ihrer ersten Bewerbung nachkommen zu können. Die Rechtsgrundlage für die Speicherung der personenbezogenen Daten hängt vom Land ab, in dem Sie ansässig sind. In der Regel ist die Verarbeitung erforderlich, um unsere berechtigten Interessen (falls zutreffend und je nach Land, in dem Sie ansässig sind) bei der Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen gegenüber Personalvermittlungsagenturen zu schützen, oder wenn dies anderweitig gesetzlich zulässig ist.

Wir können uns auch mit Ihnen in Verbindung setzen, um zu fragen, ob Sie Ihre personenbezogenen Daten in einem Bewerberpool erfassen lassen möchten, jedoch nur mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung, damit wir Sie erneut kontaktieren können, wenn wir zukünftige offene Stellen besetzen, die mit Ihren Erfahrungen übereinstimmen. In diesem Fall speichern wir Ihre personenbezogenen Daten im Bewerberpool gemäß unseren Aufbewahrungsfristen, die gemäß den gesetzlichen Anforderungen des Landes, in dem Sie ansässig sind, festgelegt sind.

Wenn Sie aufgefordert werden, personenbezogene Daten zum Zwecke der Überwachung der Chancengleichheit (einschließlich sensibler personenbezogener Daten) bereitzustellen, erfolgt dies freiwillig und auf der Grundlage Ihrer Einwilligung, es sei denn, eine gesetzliche Anforderung, der wir unterliegen, erfordert, dass wir diese Daten erheben.

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten für die in dieser Erklärung genannten Zwecke. Soweit die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten für diese Zwecke nicht mehr erforderlich ist, werden Ihre Daten gelöscht, es sei denn, Ihre Daten sind für andere in dieser Datenschutzerklärung dargelegte Zwecke erforderlich oder eine weitere Speicherung ist nach geltendem Recht zwingend erforderlich und/oder erforderlich, um gesetzliche oder regulatorische Verpflichtungen zu erfüllen oder unsere berechtigten Interessen zu schützen (gegebenenfalls je nach Land, in dem Sie ansässig sind), einschließlich der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung bestehender oder potenzieller Rechtsansprüche. Unsere Aufbewahrungsfristen richten sich nach den gesetzlichen Bestimmungen des Landes, in dem Sie ansässig sind.

Ihre personenbezogenen Daten werden streng vertraulich behandelt und nur an folgende Personen weitergegeben:

• die Abteilungen/Mitarbeiter, die Ihre personenbezogenen Daten zur Bearbeitung Ihrer Bewerbung verarbeiten müssen;

• die Aesop-Unternehmensgruppe - soweit dies aufgrund internationaler Team- und Matrixstrukturen sowie der Nutzung konzernweit integrierter zentraler HR-Funktionen und -Systeme erforderlich ist;

• externe Dienstleister, z. B. Anbieter von IT-Dienstleistungen (z. B. technische Dienstleister für die Speicherung Ihrer Daten) und Compliance-Prüfungen, die sorgfältig ausgewählt wurden und nach geltendem Datenschutzrecht vertraglich gebunden sind.

• Strafverfolgungsbehörden und andere Regierungsbehörden. Dazu benötigt die Behörde eine angemessene gerichtliche Anordnung oder Befugnis, für die sie nachweisen muss, dass die Offenlegung der angeforderten oder abgefangenen Informationen erforderlich ist. Wir behalten uns das Recht vor, diese Anträge anzufechten.

Wir können Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen eines direkten oder indirekten Reorganisationsprozesses weitergeben oder übertragen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Fusionen, Übernahmen, Veräußerungen, Konkurse und Verkäufe aller oder eines Teils unserer Vermögenswerte. Ihre personenbezogenen Daten können nach Abschluss einer solchen Transaktion und/oder während der Bewertungsverarbeitung bis zur Übertragung weitergegeben werden (vorbehaltlich der Vertraulichkeitsanforderungen). Wenn Ihre personenbezogenen Daten übermittelt werden, unterliegen sie weiterhin dieser Datenschutzerklärung oder einer Richtlinie, die Ihre Privatsphäre mindestens in gleichem Maße schützt wie diese Datenschutzerklärung, sofern Sie nicht anderweitig zustimmen.

Internationale Datenübermittlung: Wir können Ihre personenbezogenen Daten innerhalb der Aesop-Unternehmensgruppe oder an andere Dritte in Übereinstimmung mit dem geltenden lokalen Recht übermitteln, je nachdem, in welchem Land Sie ansässig sind. Wir können Ihre personenbezogenen Daten auch aus Ihrem Land oder Ihrer Gerichtsbarkeit in andere Länder oder Gerichtsbarkeiten übermitteln, wenn dies mit den gesetzlichen Anforderungen im Einklang steht. In einigen Fällen kann dies Australien, das Vereinigte Königreich und die Vereinigten Staaten von Amerika umfassen. Aesop wird angemessene Schritte unternehmen, um sicherzustellen, dass die Übermittlungen angemessen geschützt sind, wie es das geltende Datenschutzrecht erfordert.

Ihre sensiblen personenbezogenen Daten werden nicht für zusätzliche Zwecke verwendet, die mit den oben aufgeführten Zwecken unvereinbar sind, es sei denn, wir teilen Ihnen diese zusätzlichen Zwecke mit.

Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten oder Ihre sensiblen personenbezogenen Daten nicht und geben sie auch nicht an Dritte für kontextübergreifende verhaltensorientierte Werbung weiter.

Wir setzen umfassende technische, physische und organisatorische Maßnahmen ein, um ein dem Risiko angemessenes Sicherheitsniveau für die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu gewährleisten und die Einhaltung der geltenden gesetzlichen Anforderungen sicherzustellen. Diese Maßnahmen zielen darauf ab, die kontinuierliche Integrität und Vertraulichkeit personenbezogener Daten zu gewährleisten. Wir bewerten und verbessern diese Maßnahmen kontinuierlich.

Je nachdem, in welchem Land Sie ansässig sind, haben Sie möglicherweise einige oder alle der folgenden Rechte:

• Auskunft über Ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten und eine Kopie dieser Daten zu erhalten (Recht auf Auskunft);

• die Berichtigung unrichtiger Daten und unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung die Vervollständigung unvollständiger Daten (Recht auf Berichtigung) zu verlangen (bitte teilen Sie uns mit, ob und inwieweit sich Ihre bei uns gespeicherten Daten geändert haben, damit wir die jeweiligen Daten berichtigen oder aktualisieren können);

• bei Vorliegen berechtigter Gründe die Löschung Ihrer Daten zu verlangen (Recht auf Löschung);

• die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind (Recht auf Einschränkung der Verarbeitung);

• Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, wenn die Datenverarbeitung auf einer Einwilligung beruht, sofern die Rechtmäßigkeit der vorherigen Verarbeitung Ihrer Daten dadurch nicht berührt wird (Widerruf der Einwilligung);

• bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen, die von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese Daten an einen anderen Verantwortlichen zu übermitteln oder, soweit technisch machbar, von uns übermitteln zu lassen (Recht auf Datenübertragbarkeit); und

• nicht einer allein auf einer automatisierten Verarbeitung beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die rechtliche Auswirkungen auf Sie hat oder Sie in ähnlicher Weise erheblich betrifft, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen nicht erfüllt sind, wobei jedoch zu beachten ist, dass im Rahmen der Bewerbung kein automatisierter Entscheidungsprozess von uns durchgeführt wird (nicht einer automatisierten Verarbeitung unterworfen zu sein).

• der Verarbeitung Ihrer Daten zu widersprechen, soweit gesetzlich vorgesehen (Widerspruchsrecht): - die für die Zwecke unserer berechtigten Interessen verarbeitet werden (falls zutreffend und abhängig vom Land, in dem Sie ansässig sind), es sei denn, diese Interessen überwiegen Ihre individuellen Rechte und/oder - ohne besonderen Grund für Direktmarketingzwecke.

Um Ihre Rechte auszuüben, einschließlich des Widerrufs Ihrer Einwilligung, kontaktieren Sie uns bitte [hier]. Sie können auch einen Bevollmächtigten benennen, der eine Anfrage in Ihrem Namen stellt. Um Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff oder Veränderung durch Dritte zu schützen, unterliegen alle Anfragen zu Ihren personenbezogenen Daten der Überprüfung der Identität der anfordernden Person. Wir bemühen uns, eine nachvollziehbare Anfrage innerhalb der erforderlichen Fristen zu beantworten.

Eine betroffene Person, die der Meinung ist, dass wir diese Erklärung oder die geltenden Datenschutzgesetze in Bezug auf ihre personenbezogenen Daten nicht einhalten, kann sich an uns wenden, um eine Beschwerde einzulegen, Anfragen zur Ausübung von Rechten einzureichen oder andere Probleme zu beheben, die sich aus dieser Mitteilung ergeben. Beschwerden können auch per E-Mail [hier] an das DPO-Team übermittelt werden.

Wir können diese Erklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren und werden das Datum am Ende dieser Mitteilung ändern, um das Datum anzugleichen, an dem diese Aktualisierung erfolgt ist. Wenn wir wesentliche Änderungen in der Art und Weise vornehmen, wie wir die von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten erheben, verwenden und/oder weitergeben, werden wir uns bemühen, Sie darüber zu informieren, bevor diese Änderungen in Kraft treten, z. B. durch einen deutlich sichtbaren Hinweis auf der Website des Unternehmens.

Im Falle einer unterschiedlichen Auslegung oder Bedeutung zwischen der englischen Version und einer Übersetzung dieser Datenschutzerklärung hat die englische Version Vorrang. Die englische Version dieser Datenschutzerklärung finden Sie hier.

Datum des Inkrafttretens: [17 Februar 2025]