Aviso global de privacidad para los candidatos a un puesto de trabajo

A menos que se definan expresamente de otra manera, los términos en mayúscula de este Aviso tienen los siguientes significados: 

Datos personales hace referencia a cualquier información relacionada con una persona física identificada o identificable. 

Datos personales sensibles hace referencia a cualquier información relacionada con el origen racial o étnico de una persona, opiniones políticas, creencias religiosas u otras creencias, afiliación sindical, antecedentes/historial penal o tratamiento de datos genéticos o biométricos, datos relativos a la salud o datos relativos a la vida sexual u orientación sexual de una persona física. Dependiendo del país en el que se encuentre, los datos personales sensibles también pueden referirse a información personal que, una vez filtrada o utilizada ilegalmente, puede causar daños a personas físicas, incluida, entre otros, información sobre el estado especialmente designado, cuentas financieras, seguimiento de ubicación individual, así como datos personales de menores o información sobre seguridad social, permiso de conducir, identificación estatal y números de pasaporte, geolocalización precisa, combinación de dirección de correo electrónico, tarjeta de débito, o tarjeta de crédito con código de seguridad o acceso, contraseña u otras credenciales que permitan el acceso a la cuenta financiera. 

Tratamiento significa el uso de datos personales, incluida la recopilación, registro, organización, estructuración, adaptación o alteración, análisis, recuperación, consulta, facilitación o bloqueo del acceso (incluido el acceso remoto), divulgación, difusión, alineación, copia, transferencia, almacenamiento, supresión, alojamiento, combinación, destrucción, eliminación u otro uso o tratamiento de datos personales. 

Responsable del tratamiento de datos es la persona física o jurídica, autoridad pública, agencia u otro organismo que, solo o conjuntamente con otros, determina los fines y medios del tratamiento de datos personales.  

Candidato a un puesto de trabajo hace referencia a una persona que ha solicitado ser empleado a tiempo completo o parcial de Aesop Group of Companies, incluidos aprendices, estudiantes en prácticas, becarios y trabajadores temporales (también denominados «usted»). 

Tercero hace referencia a cualquier persona física o jurídica, autoridad pública, agencia o cualquier otro organismo distinto del Titular de los datos, el Responsable del tratamiento, cualquier vendedor, proveedor o prestador de servicios que, de forma exclusiva o conjunta, trate datos personales por cuenta del Responsable del tratamiento y actúe siguiendo sus instrucciones. 

Titular de los datos hace referencia a la persona física identificada o identificable a la que se refieren los Datos personales. 

Aesop Group of Companies hace referencia a todas las demás entidades de Aesop en todo el mundo.  

Recopilamos, almacenamos y tratamos sus datos personales de varias maneras, incluidas las siguientes:   

• Usted nos revela sus Datos en el contexto de su solicitud, incluidas las solicitudes enviadas por plataformas de solicitud de empleo; 

• Obtenemos sus Datos de las agencias de contratación con las que trabajamos; 

• Obtenemos sus Datos a través de redes sociales accesibles públicamente, utilizadas profesionalmente y obtenidas legalmente para mantener contactos comerciales existentes y establecer nuevos contactos comerciales. 

En determinados casos, también podemos recibir Datos personales relevantes de proveedores de servicios de gestión de riesgos que nos ayuden, en la medida necesaria y permitida por la ley, a realizar una comprobación de cumplimiento preempleo de su idoneidad para el puesto deseado.  

Tenga en cuenta que no tiene ninguna obligación contractual ni legal de facilitarnos sus datos. Sin embargo, es posible que no podamos gestionar completamente su solicitud si no proporciona los datos necesarios para ello.  Reclutamiento de candidatos para puestos de trabajo: recopilamos y tratamos cualquier Dato personal que usted haya publicado a través de plataformas de solicitud de empleo o plataformas de redes sociales de acceso público y uso profesional, con el fin de ponernos en contacto con usted en relación con vacantes de empleo adecuadas o próximas oportunidades. La base jurídica para el tratamiento de sus Datos personales a este respecto depende del país en el que usted resida. Por lo general, será necesario el tratamiento para salvaguardar nuestro interés legítimo (cuando corresponda y dependiendo del país en el que se encuentre) en la contratación de candidatos adecuados para nuestra empresa y a la hora de informarles de los puestos adecuados, según lo permitido por la ley.  Durante su solicitud de empleo: tratamos sus Datos personales en el contexto de su solicitud sólo en la medida necesaria para la tramitación de su solicitud (incluida, en su caso, la realización de comprobaciones de conformidad previas a la contratación) y para la decisión de establecer una relación laboral con usted. Las bases jurídicas para el tratamiento de sus Datos personales en este contexto dependerán del país en el que se encuentre. Por lo general, serán: 

• La necesidad del tratamiento para la decisión de establecer una relación laboral con usted, así como para ejecutar una relación laboral, cuando corresponda; 

• Cumplir con los requisitos y obligaciones legales y reglamentarios, como la legislación sobre igualdad e inmigración;  

• Si es necesario para comprobaciones de conformidad previas a la contratación, podemos solicitar su consentimiento previo antes de tratar sus Datos personales, dependiendo del país en el que se encuentre. Usted es libre de negarse a dar su consentimiento sin que esto afecte a su proceso de solicitud. Si es necesario, en este caso podemos pedirle más pruebas que nos permitan realizar una comprobación de conformidad previa a la contratación. 

Si se establece una relación laboral con usted: incluiremos sus Datos personales pertinentes obtenidos durante su proceso de solicitud de empleo en nuestra base de datos de personal y los trataremos de acuerdo con nuestro Aviso global de privacidad para empleados interno, que se compartirá con usted durante el proceso de incorporación.  Si no se establece ninguna relación laboral: almacenaremos sus Datos personales durante un período de hasta 24 meses después del proceso de solicitud. La base jurídica para almacenar los Datos personales dependerá del país en el que se encuentre. Por lo general, será necesario el tratamiento para proteger nuestro interés legítimo (cuando corresponda y dependiendo del país en el que se encuentre) en el establecimiento, ejercicio o defensa de reclamaciones legales según lo permita la ley.   Si hemos recibido su solicitud a través de una agencia de contratación: podemos seguir almacenando Datos personales limitados (en particular, su nombre, el canal a través del cual recibimos su solicitud y la fecha de su solicitud) durante 18 meses adicionales (24 meses en total después del final del proceso de solicitud), en la medida en que sea necesario para poder cumplir con nuestras obligaciones contractuales de pagar una tasa de contratación a la agencia de contratación en caso de una posible recandidatura y contratación de usted dentro de los 24 meses posteriores a su primera solicitud. La base jurídica para almacenar los Datos personales dependerá del país en el que se encuentre. Por lo general, será necesario el tratamiento para proteger nuestro interés legítimo (cuando corresponda y dependiendo del país en el que se encuentre) en el cumplimiento de nuestras obligaciones contractuales con las agencias de contratación según lo permitido por la ley.  También podemos ponernos en contacto con usted para preguntarle si desea que sus Datos personales se registren en la bolsa de trabajo, siempre con su consentimiento expreso, para que podamos volver a ponernos en contacto con usted a la hora de cubrir futuras vacantes afines a su experiencia.  En este caso, almacenaremos sus Datos personales en la bolsa de trabajo de acuerdo con nuestros períodos de retención determinados según los requisitos legales del país en el que se encuentre.   Cuando se le soliciten Datos personales con el fin de supervisar la igualdad de oportunidades (incluidos Datos personales sensibles), será de forma voluntaria y sobre la base de su consentimiento, a menos que un requisito legal al que estemos sujetos nos obligue a recopilar estos datos. 

Almacenamos sus Datos personales para los fines indicados en este Aviso. En la medida en que el almacenamiento de sus Datos personales ya no sea necesario para estos fines, sus datos se eliminarán, a menos que su almacenamiento sea necesario para otros fines establecidos en este Aviso de privacidad, o sea obligatorio por las leyes aplicables y necesario para cumplir con las obligaciones legales o reglamentarias o para proteger nuestro interés legítimo (cuando corresponda dependiendo del país en el que se encuentre), incluido el establecimiento, ejercicio o defensa de cualquier reclamación legal existente o potencial. Nuestros plazos de conservación se determinan de acuerdo con los requisitos legales del país en el que se encuentre. 

Sus datos personales se mantendrán estrictamente confidenciales y solo se revelarán a: 

• Los departamentos/empleados que necesiten tratar sus Datos personales para gestionar su solicitud; 

•  Aesop Group Of Companies, en la medida necesaria debido a su estructura internacional de equipos y matrices, así como al uso de funciones y sistemas centralizados de RR. HH. integrados a nivel del grupo;  

• Proveedores de servicios externos, por ejemplo, proveedores de servicios informáticos (como proveedores de servicios técnicos para el almacenamiento de sus datos) y revisión de cumplimiento normativo, que han sido cuidadosamente seleccionados y están vinculados contractualmente de acuerdo con la legislación aplicable en materia de protección de datos. 

• Fuerzas y cuerpos de seguridad y otras autoridades gubernamentales. Para ello, la autoridad necesita una orden o mandamiento judicial adecuado, para lo cual debe demostrar que es necesaria la divulgación de la información solicitada o interceptada. Nos reservamos el derecho a impugnar estas solicitudes.  

Podemos compartir o transferir sus Datos personales en el transcurso de cualquier proceso de reorganización directo o indirecto, incluyendo, entre otros, fusiones, adquisiciones, desinversiones, quiebras y ventas de la totalidad o parte de nuestros activos. Sus Datos personales podrán ser compartidos tras la finalización de dicha transacción y durante el proceso de evaluación pendiente de transferencia (sujeto a requisitos de confidencialidad). Si se transfieren, sus Datos personales seguirán estando sujetos a este Aviso de privacidad o a una política que, como mínimo, proteja su privacidad en el mismo grado que este Aviso de privacidad, a menos que acepte lo contrario. 

Transferencias internacionales de datos: Podemos transferir sus Datos personales dentro de Aesop Group of Companies o a otros terceros, de acuerdo con la legislación local aplicable, dependiendo del país en el que se encuentre. También podemos transferir sus Datos personales de su país o jurisdicción a otros países o jurisdicciones de acuerdo con los requisitos legales.  En algunos casos, esto puede incluir Australia, el Reino Unido y los Estados Unidos de América.  Aesop tomará medidas razonables para garantizar que las transferencias estén adecuadamente protegidas, tal y como exige la legislación aplicable en materia de protección de datos. 

Sus Datos personales sensibles no se utilizarán para ningún fin adicional que sea incompatible con los fines enumerados anteriormente, a menos que le notifiquemos dichos fines adicionales.  

No vendemos sus Datos personales ni sus Datos personales sensibles, ni los compartimos con terceros para publicidad comportamental en contextos cruzados. 

Implementamos medidas técnicas, físicas y organizativas exhaustivas para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo para los Datos personales que tratamos y para garantizar el cumplimiento de los requisitos legales aplicables. Estas medidas tienen como objetivo salvaguardar la integridad y confidencialidad permanentes de los datos personales. Evaluamos y mejoramos estas medidas de forma continua.  

Dependiendo del país en el que resida, puede tener algunos o todos los siguientes derechos: 

• Obtener información sobre sus Datos personales tratados y obtener una copia de dichos datos (derecho de acceso); 

• Solicitar la rectificación de datos inexactos y, teniendo en cuenta los fines del tratamiento, la corrección de datos incompletos (derecho de rectificación) (indíquenos si sus datos almacenados han cambiado y en qué medida, para que podamos corregir o actualizar los datos correspondientes); 

• Si existen motivos legítimos, solicitar la eliminación de sus datos (derecho de supresión); 

• Solicitar la limitación del tratamiento de sus datos, siempre que se cumplan los requisitos legales (derecho a la limitación del tratamiento); 

• Revocar su consentimiento en cualquier momento, si el tratamiento de datos se basa en el consentimiento, siempre que dicha revocación no afecte a la legalidad del tratamiento previo de sus datos (revocación del consentimiento);   

• Si se cumplen los requisitos legales, recibir los datos que nos proporcione en un formato estructurado, de uso común y legible por máquina y transferir estos datos a otro responsable del tratamiento o, si es técnicamente factible, solicitarnos su transmisión (derecho a la portabilidad de los datos); y 

• No estar sujeto a una decisión basada únicamente en el tratamiento automatizado que produzca efectos legales sobre usted o le afecte significativamente de manera similar, si no se cumplen los requisitos legales, si bien tenga en cuenta que, en el contexto de la solicitud de empleo, no llevamos a cabo un proceso automatizado de toma de decisiones (derecho a que no se realice a un tratamiento automatizado de sus datos). 

• Oponerse, cuando la legislación aplicable lo exija, al tratamiento de sus datos (derecho de oposición):  - que se estén tratando a efectos de nuestro interés legítimo (cuando proceda y en función del país en el que se encuentre), a menos que dicho interes prevalezcan sobre sus derechos individuales y   - con fines de marketing directo, sin ningún motivo especial. 

Para ejercer sus derechos, incluida la revocación de su consentimiento, póngase en contacto con nosotros [aquí ]. También puede designar a un agente autorizado para realizar una solicitud en su nombre. Con el fin de proteger sus datos del acceso o la alteración no autorizados por parte de terceros, todas las solicitudes relacionadas con su información personal estarán sujetas a la verificación de la identidad de la persona solicitante.  Nos esforzamos por responder a una solicitud verificable dentro de los plazos requeridos. 

Un Titular de los datos que crea que no cumplimos con este Aviso o con las leyes de protección de datos aplicables con respecto a sus Datos personales puede ponerse en contacto con nosotros para registrar una queja, presentar solicitudes para ejercer sus derechos o abordar cualquier otro problema que surja en virtud de este Aviso. Las quejas también pueden remitirse al equipo de DPD por correo electrónico [aquí ]. 

Sin perjuicio de otras vías de recurso, también tiene derecho a presentar en cualquier momento una reclamación ante una autoridad de control. 

Podemos actualizar este Aviso periódicamente y revisaremos la fecha al pie de este Aviso para reflejar la fecha en que se produjo dicha actualización. Si realizamos cambios sustanciales en la forma en que recopilamos, utilizamos y compartimos la información personal que nos ha proporcionado, nos esforzaremos por notificarle dichos cambios antes de que entren en vigor, por ejemplo, publicando un aviso destacado en el sitio web de la Empresa. 

En caso de diferencia de interpretación o significado entre la versión en inglés y cualquier otra traducción de este Aviso de privacidad, prevalecerá la versión en inglés. Consulte la versión en inglés de este Aviso de privacidad aquí.  

Fecha de entrada en vigor: [ 17 Febrero 2025]