Informativa globale sulla privacy per i candidati

I termini in maiuscolo non altrimenti definiti nella presente Informativa hanno il seguente significato: 

Per Dati personali si intende qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile. 

Per Dati personali sensibili si intendono tutte le informazioni che rivelino l'origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o di altro tipo, l'appartenenza sindacale, il casellario giudiziale o il trattamento di dati genetici o biometrici, i dati relativi alla salute o i dati relativi alla vita sessuale o all'orientamento sessuale di una persona fisica. A seconda del Paese in cui il candidato risiede, i dati personali sensibili possono anche riferirsi a informazioni personali che, una volta trapelate o utilizzate illegalmente, possono causare danni a persone fisiche, tra cui, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, informazioni su status particolari, conti finanziari, tracciamento dell'ubicazione individuale, nonché informazioni personali di minori o informazioni su numeri di previdenza sociale, patente di guida, identificazione statale e passaporto, geolocalizzazione precisa, combinazione di indirizzo e-mail, carta di debito o carta di credito con codice di sicurezza o di accesso, password o altre credenziali che consentono l'accesso al conto bancario. 

Per Trattamento si intende qualsiasi operazione applicata ai dati personali, compresa la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, la strutturazione, l'adattamento o la modifica, l'analisi, il recupero, la consultazione, la fornitura o il blocco dell'accesso (compreso l'accesso remoto), la divulgazione, la diffusione, l'allineamento, la copia, il trasferimento, la conservazione, la cancellazione, l'hosting, la combinazione, la distruzione, l'eliminazione o altri usi o trattamenti dei dati personali. 

Per Titolare del trattamento dei dati si intende la persona fisica o giuridica, l'autorità pubblica, l'agenzia o altro organismo che, da solo o insieme ad altri, determina le finalità e i mezzi del trattamento dei dati personali.  

Per Candidato si intende un individuo che ha fatto domanda per diventare dipendente a tempo pieno o parziale di Aesop Group of Companies, compresi gli apprendisti, gli studenti in formazione, gli stagisti e i tirocinanti, e i lavoratori a tempo determinato (indicati anche come "tu", "te", ecc.). 

Per Terza parte si intende qualsiasi persona fisica o giuridica, l'autorità pubblica, l'agenzia oaltro organismo che non sia l'interessato, il Titolare del trattamento dei dati, il rivenditore,il  fornitore o il fornitore di servizi, che tratta esclusivamente o congiuntamente dati personali per conto del Titolare del trattamento dei dati e agisce su istruzioni del Titolare del trattamento dei dati. 

Per Soggetto interessato si intende la persona fisica identificata o identificabile a cui si riferiscono i Dati personali. 

Per Società del Gruppo Aesop  si intendono tutte le altre entità Aesop a livello globale.  

Raccogliamo, conserviamo e trattiamo i Dati personali dei candidati in diversi modi, tra cui quando:   

• Il candidato ci divulga tali Dati personali nel contesto della sua candidatura, comprese le candidature inviate dalle piattaforme di candidatura; 

• Otteniamo tali Dati personali dalle agenzie di reclutamento con cui collaboriamo; 

• Otteniamo tali Dati attraverso social media accessibili al pubblico, utilizzati a scopo professionale e ottenuti legalmente per mantenere i contatti di business esistenti e crearne di nuovi. 

In alcuni casi, possiamo anche ricevere Dati personali pertinenti da fornitori di servizi risk management che ci supportano, nella misura necessaria e legalmente consentita, nell'esecuzione di un controllo di conformità pre-assunzione dell'idoneità del Candidato alla posizione desiderata.  

Il Candidato non ha alcun obbligo contrattuale o legale di fornirci i suoi dati. Tuttavia, potremmo non essere in grado di elaborare completamente la domanda di candidatura se non ci fornisce i dati necessari a farlo.  Reclutamento di candidati: raccogliamo ed elaboriamo i Dati personali che il Candidato ha pubblicato tramite piattaforme di candidatura o piattaforme di social media pubblicamente accessibili e utilizzate a livello professionale, al fine di contattare il Candidato in merito a offerte di lavoro adeguate o a opportunità imminenti. La base giuridica per il trattamento dei Dati personali del Candidato a questo proposito dipende dal Paese in cui il Candidato risiede. Solitamente, il trattamento sarà necessario per salvaguardare il nostro legittimo interesse (ove applicabile e a seconda del Paese in cui risiede il Candidato) a reclutare candidati idonei per la nostra azienda e a informarli dei ruoli idonei, o in altro modo come consentito dalla legge.  Durante la candidatura: trattiamo i Dati personali del Candidato nel contesto della sua candidatura solo nella misura necessaria per l'elaborazione della candidatura stessa (inclusa, se applicabile, l'esecuzione di controlli di conformità preliminare all'assunzione) e per la decisione di instaurare un rapporto di lavoro con il Candidato. Le basi giuridiche per il trattamento dei Dati personali in tale contesto dipendono dal Paese in cui risiede il Candidato. Generalmente, si tratta di quanto segue: 

• La necessità del trattamento per la decisione di instaurare un rapporto di lavoro con il Candidato, nonché per attuare un rapporto di lavoro, ove applicabile; 

• Rispettare i requisiti e gli obblighi di legge e/o normativi, come ad esempio la legislazione sull'uguaglianza e sull'immigrazione;  

• Se necessario per i controlli di conformità preliminari all'assunzione, potremmo chiedere il consenso preventivo del Candidato prima di elaborare i suoi dati personali, a seconda del Paese in cui quest'ultimo risiede. Il Candidato è libero di rifiutare il consenso senza che ciò influisca in alcun modo sul processo di candidatura. Se necessario, in questo caso potremmo chiedere al Candidato ulteriori prove che ci consentano di eseguire una verifica completa della conformità prima dell'assunzione. 

Se viene instaurato un rapporto di lavoro con il Candidato: includeremo i Dati personali del Candidato pertinenti ottenuti durante il processo di candidatura nel nostro database del personale e li tratteremo in conformità alla nostra Informativa globale sulla privacy per i dipendenti, che verrà condivisa con il Candidato durante il processo di inserimento.  Se non è stato stabilito alcun rapporto di lavoro: conserveremo i Dati personali del Candidato per un periodo massimo di 24 mesi dopo il processo di candidatura. La base giuridica per l'archiviazione dei Dati personali dipenderà dal Paese in cui il Candidato risiede. Di solito, il trattamento è necessario per tutelare i nostri legittimi interessi (ove applicabile e a seconda del Paese di residenza del Candidato) nell'ambito dell'istituzione, dell'esercizio o della difesa di un diritto legale, o come altrimenti consentito dalla legge.   Se abbiamo ricevuto la candidatura del Candidato tramite un'agenzia di reclutamento: potremmo inoltre conservare alcuni Dati personali limitati (in particolare il nome, il canale attraverso il quale abbiamo ricevuto la candidatura e la data della candidatura) per altri 18 mesi (24 mesi in totale dopo la fine del processo di candidatura), nella misura necessaria per poter adempiere ai nostri obblighi contrattuali di pagare una commissione di reclutamento all'agenzia di reclutamento in caso di un'eventuale ricandidatura e assunzione del Candidato entro 24 mesi dalla sua prima candidatura. La base giuridica per l'archiviazione dei Dati personali dipenderà dal Paese in cui il Candidato risiede. Di solito, il trattamento è necessario per tutelare i nostri legittimi interessi (ove applicabile e a seconda del Paese di residenza del Candidato) nell'adempimento dei nostri obblighi contrattuali nei confronti delle agenzie di reclutamento, o come altrimenti consentito dalla legge.  Potremmo anche contattare il Candidato per chiedergli se desidera che i suoi Dati personali vengano registrati in un pool di candidati, sempre con il suo esplicito consenso, in modo da poterlo contattare nuovamente in caso di future offerte di lavoro in linea con l'esperienza del Candidato.  In questo caso, conserveremo i Dati personali del Candidato nel pool di candidati in conformità ai nostri periodi di conservazione determinati in base ai requisiti di legge del Paese in cui risiede il Candidato.   Laddove al Candidato venga chiesto di fornire Dati personali allo scopo di monitorare le pari opportunità (compresi i dati personali sensibili), ciò avverrà su base volontaria e sulla base del suo consenso, a meno che un requisito legale a cui siamo soggetti non ci richieda di raccogliere tali dati. 

Conserviamo i Dati personali del Candidato per le finalità indicate nella presente Informativa. Nella misura in cui la conservazione dei Dati personali non sia più necessaria per tali scopi, i dati del Candidato saranno cancellati, a meno che non siano necessari per altri scopi stabiliti nella presente Informativa privacy, o l'ulteriore conservazione sia obbligatoria per le leggi applicabili e/o necessaria per adempiere agli obblighi legali o normativi o per proteggere i nostri legittimi interessi (ove applicabile a seconda del Paese in cui risiede il Candidato), compresa l'azione, l'esercizio o la difesa di eventuali contenziosi legali esistenti o potenziali. I nostri periodi di conservazione sono determinati in base alle disposizioni di legge del Paese in cui risiede il Candidato. 

I dati personali del Candidato saranno mantenuti strettamente riservati e divulgati solo a: 

• I reparti/dipendenti che devono trattare i Dati personali del Candidato al fine di gestire la sua candidatura; 

•  Alle Società del Gruppo Aesop, nella misura necessaria al  team internazionale e sulla base delle strutture a matrice, così come l'uso di funzioni e sistemi HR integrati e centralizzati a livello di gruppo;  

• Fornitori di servizi esterni, ad esempio fornitori di servizi informatici (come i fornitori di servizi tecnici per l'archiviazione dei vostri dati) e di verifica della conformità, che sono stati accuratamente selezionati e sono contrattualmente vincolati in conformità alla legislazione applicabile in materia di protezione dei dati. 

• Forze dell'ordine e altre autorità governative. A tal fine, l'autorità richiede un'ordinanza o un mandato giudiziario appropriato, per il quale deve dimostrare che la divulgazione delle informazioni richieste o intercettate è necessaria. Ci riserviamo il diritto di contestare tali richieste.  

Abbiamo il diritto di condividere o trasferire i Dati personali del Candidato nel corso di qualsiasi processo di riorganizzazione diretta o indiretta, inclusi, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, fusioni, acquisizioni, cessioni, fallimenti e vendite dei nostri beni in toto o in parte. I Dati personali del Candidato possono essere condivisi dopo il completamento di tale transazione e/o durante l'elaborazione della valutazione in attesa del trasferimento (nel rispetto dei requisiti di riservatezza). In caso di trasferimento, i Dati personali del Candidato rimarranno soggetti alla presente Informativa privacy o a una policy che, come minimo, protegga la privacy del Candidato in misura uguale alla presente Informativa privacy, a meno che il Candidato non acconsenta diversamente. 

Trasferimenti internazionali di dati: possiamo trasferire i Dati personali del Candidato all'interno delle Società del Gruppo Aesop o ad altre terze parti, in conformità alla legge locale applicabile, a seconda del Paese in cui risiede il Candidato. Potremmo inoltre trasferire i Dati personali del Candidato dal suo Paese o dalla sua giurisdizione ad altri Paesi o giurisdizioni in conformità ai requisiti di legge.  In alcuni casi, i Paesi o giurisdizioni in questione possono essere l'Australia, il Regno Unito e gli Stati Uniti d'America.  Aesop adotterà misure ragionevoli per garantire che i trasferimenti siano adeguatamente protetti come richiesto dalla legge applicabile in materia di protezione dei dati. 

I Dati personali sensibili del Candidato non saranno utilizzati per scopi aggiuntivi incompatibili con le finalità sopra elencate, a meno che non comunichiamo al Candidato tali scopi aggiuntivi.  

Non venderemo i Dati personali o i Dati personali sensibili del Candidato, né li condividiamo con terzi per la pubblicità comportamentale intercontestuale. 

Implementiamo misure tecniche, fisiche e organizzative complete per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio per i dati personali che trattiamo e per assicurare la conformità ai requisiti legali applicabili. Queste misure hanno lo scopo di salvaguardare l'integrità e la riservatezza dei dati personali. Valutiamo e miglioriamo costantemente queste misure.  

A seconda del Paese in cui risiede, il Candidato potrebbe avere alcuni o tutti i seguenti diritti: 

• Ottenere informazioni sui propri Dati personali trattati e richiedere e ricevere una copia di tali dati (diritto di accesso); 

• Ottenere la rettifica di eventuali dati inesatti e, tenuto conto delle finalità del trattamento, il completamento di dati incompleti (diritto alla rettifica) (preghiamo al Candidato di comunicarci se e in che misura i suoi dati da noi memorizzati sono cambiati, in modo da poterli rettificare o aggiornare); 

• Se sussistono motivi legittimi, richiedere la cancellazione dei propri dati (diritto alla cancellazione); 

• Richiedere la limitazione del trattamento dei propri dati, se i requisiti di legge sono soddisfatti (diritto alla limitazione del trattamento); 

• Revocare il consenso in qualsiasi momento, se il trattamento dei dati si basa sul consenso, a condizione che tale revoca non pregiudichi la legittimità del trattamento precedente dei dati del Candidato (revoca del consenso);   

• Se i requisiti legali sono soddisfatti, ricevere i dati forniti dal Candidato in un formato strutturato, comunemente utilizzato e leggibile a macchina e trasferire tali dati a un altro responsabile del trattamento o, se tecnicamente fattibile, farli trasferire da noi (diritto alla portabilità dei dati); e 

• Non essere oggetto di una decisione basata esclusivamente su un trattamento automatizzato che produca effetti giuridici nei confronti del Candidato o che lo riguardi in modo significativo, se non sono soddisfatti i requisiti di legge, sebbene si noti che nel contesto della candidatura per un posto di lavoro, un processo decisionale automatizzato non viene eseguito da noi (non essere oggetto di un trattamento automatizzato). 

• Per opporsi, laddove previsto dalla legge applicabile, al trattamento dei propri Dati personali (diritto di opposizione): - che sono trattati ai fini dei nostri legittimi interessi (ove applicabile e a seconda del Paese in cui risiede il Candidato), a meno che tali interessi non prevalgano sui diritti individuali del Candidato e/o  - per scopi di marketing diretto, senza alcun motivo particolare. 

Per esercitare i propri diritti, inclusa la revoca del suo consenso, il Candidato può contattarci [qui].Il Candidato può anche nominare un delegato autorizzato a presentare una richiesta per suo conto. Al fine di proteggere i Dati personali del Candidato da accessi o alterazioni non autorizzati da parte di terzi, tutte le richieste relative ai dati personali del Candidato saranno soggette alla verifica dell'identità dell'individuo richiedente.  Ci impegniamo a rispondere a una richiesta verificabile entro i tempi richiesti. 

Un Soggetto interessato che ritenga che non stiamo rispettando la presente Informativa o le leggi applicabili in materia di protezione dei dati in relazione ai suoi Dati personali può contattarci per registrare un reclamo, presentare richieste per l'esercizio di diritti o affrontare qualsiasi altra questione derivante dalla presente Informativa. I reclami presenti da qualsiasi individuo possono anche essere inoltrati al team DPO via e-mail [qui]. 

Fatti salvi eventuali altri rimedi, il Candidato ha altresì il diritto di presentare un reclamo a un'autorità di controllo in qualsiasi momento. 

Potremmo aggiornare periodicamente la presente Informativa privacy e modificheremo la data in fondo alla presente Informativa per riflettere la data in cui è stato effettuato tale aggiornamento. Se apportiamo modifiche sostanziali al modo in cui raccogliamo, utilizziamo e/o condividiamo le informazioni personali fornite dal Candidato, ci impegneremo a informarlo prima che tali modifiche diventino effettive, ad esempio pubblicando un avviso ben evidenziato e visibile sul sito web della Società. 

In caso di differenze di interpretazione o di significato tra la versione inglese e qualsiasi altra traduzione della presente Informativa sulla privacy, prevarrà la versione inglese. La versione inglese della presente Informativa sulla privacy è disponibile qui.  

Data di entrata in vigore: [17 Febbraio 2025]